Sujet : Indemnités kilométriques du Président et DG non salariés

Bonsoir,

Nous allons immatriculer prochainement notre SAS, et souhaiterions vérifier avec vous quelques points très importants. Voici les caractéristiques du projet:
-2 actionnaires égalitaires (le premier sera le président, et le deuxième sera le DG)
-Nous sommes les seules deux personnes qui travaillent pour l'entreprise
-Aucun de nous deux ne sera salarié de l'entreprise (dans un premier temps)
-Pas de prévision d'embauche à court terme

La situation est la suivante:
Nous utilisons fréquemment nos véhicules personnels pour démarcher les nombreux prospects, ce qui nous fait engager des sommes importantes en carburant (nos voitures dont des essence), péages, parking, assurances, et entretien des véhicules.

Questions:
-Est-il possible de se faire indemniser par notre même société ces dépenses au vu du barème du bulletin officiel des impôts ? Je rappelle bien qu'aucun de nous deux ne sera salarié de l'entreprise dans un premier temps, afin de ne pas charger "inutilement" notre société.
-Comment et à qui devons-nous justifier des déplacements en question ?
-Comment la société inscrira cette charge dans les comptes ?
-Le montant indiqué par le barème kilométrique nous sera t-il versé net ? Des charges viennent-elles s'accumuler à ce montant du barème côté société , ou est-ce une sortie telle quelle ?
-Devrons-nous payer la TVTS ?

Merci beaucoup de votre aide,

Stéphane

> Questions:
> -Est-il possible de se faire indemniser par notre
> même société ces dépenses au vu du barème du
> bulletin officiel des impôts ? Je rappelle bien
> qu'aucun de nous deux ne sera salarié de
> l'entreprise dans un premier temps, afin de ne pas
> charger "inutilement" notre société.

Oui et vous vous ferez rembourser en plus (en conservant les justificatifs, les péages et parking). Le carburant, l'assurance et entretien sont compris dans le barème km du fisc.

> -Comment et à qui devons-nous justifier des
> déplacements en question ?

Dans un premier temps, vous devez tenir une feuille de déplacement (ou un cahier à mettre dans la voiture) sur lequel vous écrirez à chaque déplacement : la date, le km de départ (de la voiture), le km d'arrivée, le lieu, le motif. En fin de mois, vous faites le total du mois et vous vous remboursez sur le barème fiscal en y ajoutant les frais de péages, parkings... Ces documents sont à conserver et à montrer en cas de contrôle fiscal.

> -Comment la société inscrira cette charge dans les
> comptes ?

dans le compte 625. Vous pouvez le mettre au crédit de votre 445 (compte courant d'associé) ou le faire passer directement sur le 512 (banque) si vous vous le remboursez de suite.

> -Le montant indiqué par le barème kilométrique
> nous sera t-il versé net ?

Oui

Des charges
> viennent-elles s'accumuler à ce montant du barème
> côté société , ou est-ce une sortie telle quelle
> ?

Non pas de charge sur les km. Ce n'est pas une rémunération mais un remboursement de frais avancé par vos soins.

> -Devrons-nous payer la TVTS ?

Dans votre cas, a priori, non grâce à la franchise de 15000 euros.

Bien cordialement

Bien cordialement.

Bonjour,


Une précision : le compte courant d'associé est le compte 455 et non 445 (état taxes
sur le CA).


Cordialement




Mr Consultis





Mr Consultis sur facebook

Merci beaucoup pour vos réponses Rapher et Mr Consultis.
Nous sommes rassurés de pouvoir nous faire rembourser ces dépenses en chaque fin de mois, tout en n'ayant pas à acquérir le statut de salarié, avec toutes les charges et le travail administratif que cela comprend.

Par ailleurs, nous avons encore quelques incertitudes à ce sujet:

-Le fait de donner aux chefs d'entreprise non salariés la possibilité de se faire rembourser ces dépenses de déplacement en accord avec le barème du bulletin officiel des impôts est-il une spécificité des SAS / SARL ?

-Comment s'opère le paiement de ces indemnités kilométriques pour le DG et le président ? Le montant est-il directement versé dans le compte bancaire personnel des intéressés ?

-Dans le cas des dépenses de carburant, un justificatif de paiement ordinaire par CB à la station service est-il suffisant, ou faut-il obligatoirement demander une facture ?

-Pouvons-nous déclarer tous les frais de déplacement engagés depuis que nous travaillons à la création de l'entreprise et au démarchage des présents clients auxquels nous sommes liés grâce des contrats de partenariat précisant "société en cours de création" ? Ces dépenses correspondent grosso modo aux 3 derniers mois, et nous avons conservé les différents tickets essence et péage, et nous pouvons retrouver les distances parcourues.

-Les bureaux de la société sont situés à Grenoble, mais le Président est obligé de rentrer à Paris toutes les semaines car il y a un travail a mi-temps. Peut-il se faire rembourser les billets de train associés à ces trajets ou est-ce considéré comme une dépense de l'ordre personnel ?

-En cas de contrôle fiscal, le contrôleur va t-il jusqu'à relever le kilométrage de la voiture utilisée pour vérifier la véracité des déclarations ? Que se passe-t-il si le véhicule est remplacé avant le contrôle fiscal et que le contrôleur ne peut plus vérifier le kilométrage au compteur (actuellement les véhicules sont des essence et visiblement nous aurions intérêt à passer à des diesel) ?

Merci beaucoup d'avance pour vos réponses et votre réactivité.

Cordialement,

Stéphane

> -Le fait de donner aux chefs d'entreprise non
> salariés la possibilité de se faire rembourser ces
> dépenses de déplacement en accord avec le barème
> du bulletin officiel des impôts est-il une
> spécificité des SAS / SARL ?

Non. Régime de droit commun des dirigeants.

> -Comment s'opère le paiement de ces indemnités
> kilométriques pour le DG et le président ? Le
> montant est-il directement versé dans le compte
> bancaire personnel des intéressés ?

Oui.

> -Dans le cas des dépenses de carburant, un
> justificatif de paiement ordinaire par CB à la
> station service est-il suffisant, ou faut-il
> obligatoirement demander une facture ?

Si vous vous faites rembourser au km selon barème fiscal, aucun justificatif n'est demandé à part le tableau journalier de vos déplacements qui seront justifiés par votre activité.

> -Pouvons-nous déclarer tous les frais de
> déplacement engagés depuis que nous travaillons à
> la création de l'entreprise et au démarchage des
> présents clients auxquels nous sommes liés grâce
> des contrats de partenariat précisant "société en
> cours de création" ? Ces dépenses correspondent
> grosso modo aux 3 derniers mois, et nous avons
> conservé les différents tickets essence et péage,
> et nous pouvons retrouver les distances
> parcourues.

A priori, non. Mais à faire confirmer.

> -Les bureaux de la société sont situés à Grenoble,
> mais le Président est obligé de rentrer à Paris
> toutes les semaines car il y a un travail a
> mi-temps. Peut-il se faire rembourser les billets
> de train associés à ces trajets ou est-ce
> considéré comme une dépense de l'ordre personnel
> ?

Si la résidence principale est à Paris et qu'il doit se déplacer à Grenoble pour sa société, alors oui.

> -En cas de contrôle fiscal, le contrôleur va t-il
> jusqu'à relever le kilométrage de la voiture
> utilisée pour vérifier la véracité des
> déclarations ?

c'est possible oui. Sauf si il juge que les km sont raisonnables. ça dépend du contrôleur...

Que se passe-t-il si le véhicule
> est remplacé avant le contrôle fiscal et que le
> contrôleur ne peut plus vérifier le kilométrage au
> compteur (actuellement les véhicules sont des
> essence et visiblement nous aurions intérêt à
> passer à des diesel) ?

il ne se passe rien. mais lorsque vous le vendez, il est indiqué le km sur les documents de cession. Ce document est à conserver.

Bien cordialement.

Merci beaucoup pour vos renseignements Rapher