Bonjour,
Ma société (EURL à l’IS), dont je suis la gérante, vient d’embaucher son premier salarié. Je souhaitais rembourser les frais engagés par le salarié, à savoir les titres de transports et les repas du midi.
Si j’ai bien compris, l’employeur rembourse 50% des titres de transports sur justificatif des titres en question. Mes questions sont : le paiement peut-il être intégré au salaire ou doit-il être à part? J’ai lu que cette prise en charge pouvait être exonérée de cotisations sociales, comment en bénéficier?
En ce qui concerne les frais de repas, le salarié se restaure à proximité du lieu de travail (sandwichs…) durant sa pause. Je souhaite rembourser ses frais au réel donc en conservant ses factures. Il y a t-il des limites dans ces cas-là? Au niveau de la comptabilité quelles sont les écritures? Tout comme les frais de transports, il y a t-il exonération et comment cela se passe-t-il?
D’autre part, je souhaiterais rembourser également les frais de repas du dirigeant et moi-même, gérante majoritaire, pris à proximité du lieu de travail. Est-ce possible? Si oui, quelle est la législation en vigueur?
Merci beaucoup pour vos réponses!!
Cordialement.
Suzanne
Vos questions sont nombreuses
Quelques pistes :
Pour les repas, vous pouvez prendre des titres restaurant (cheques déjeuner). [Voir sur les sites des organimes revendeurs :
Il existe plusieurs organismes émettant des titres restaurant :
* les Tickets restaurants, émis par le groupe Accor
* les Chèques déjeuner, émis par le Groupe Chèque Déjeuner (coopérative) ;
* les Chèques de table, émis par Natexis-Banque populaire.
* les Chèques Restaurant, émis par le groupe Sodexho.
Ces titres sont souvent pris en charge à 50% par l’entreprise pour les jours travaillés et pour lesquels le salarié travaille avant et après le repas.
Pour la seconde partie ils sont déduits du net à payer en bas du bulletin de salaire.
Au delà vous devrez payer des charges sociales…
Vous pouvez également donner une indemnité de repas dans certaines limites (de mémoire 7euros80).
Vous trouverez tous les détails sur le site de l’URSSAF. Il y a d’autres possibilités.
Leurs dossiers sont très bien faits.
Pour les frais de transports, le site de l’URSSAF pourra aussi vous répondre.
Ils sont également de très bon conseil au téléphone.
Attention
En ce qui concerne les frais professionnels, l’Urssaf est très vigilant.
Si votre salarié prend ses repas à proximité de son lieu de travail, vous ne pourrez pas lui rembourser sur présentation d’un justificatif.
Cela sera considérer comme un avantage en nature et donc souis à cotisations.
Le plus simple est d’octroyer des titres restaurants avec prise en charge d’une partie par l’employeur.
Attention tout de même, si vous donnez un titre restaurant pour chaque jour travaillé, il faut que votre employé travaille toute la jouréne.
Exemple:
Votre salarié travaille du Lundi au Vendredi de 8h00 à 12h00 et 14h00 à 18h00, il a droit à 5 titres restaurants.
Votre salarié travaille de Lundi au Jeudi de 8h00 à 12h00 et 14h00 à 18h00 et le vendredi de 8h00 à 12h00, il a droit à 4 titres restaurants.
Pour les frais de transport, si vous êtes en région parisienne, il me semble que vous pouvez prendre en charge une partie de la carte orange.
Si vous êtes en dehors de Paris, vous ne pouvez pas rembourser les frais de transport de votre salarié.
Il s’agirait alors d’un avantage en nature soumis à cotisations.
Le remboursement des frais de repas pris à proximité du lieu de travail sera considérer comme un avantage en nature par l’urssaf donc soumis à cotisations.
Si par contre vous manger à proximité de votre lieu de travail avec un client, il n’y aura pas de problème.
N’hésitez pas à appeler l’urssaf pour vous faire préciser ces choses.
Ils répondent sans problème.
Et sachez que seul la réponse de l’urssaf a une valeur.
Si vous voulez une preuve écrite, il faut les contacter par mail, ils vous feront une réponse par mail.
Nous sommes effectivement sur Paris, donc pour les remboursements des frais de déplacements, il n’y a pas de soucis.
En revanche, pour ce qui est des frais de repas je vais me renseigner auprès de l’Urssaf. Nous n’avions pas opté pour les tickets repas car ceux-ci ne sont valables que dans certains établissements et non remboursables. Mais s’il parait que c’est la meilleure solution, nous procèderons ainsi.
Merci beaucoup pour toutes ces réponses!